Acord d’encàrrec del tractament (DPA)

Aquest acord d’encàrrec del tractament s’aplica entre vós, com a client (responsable del tractament), i Ad Vitam Invest AB (ProfitLens Consulting) (encarregat del tractament), i esdevé aplicable quan comenceu a utilitzar el servei. No cal cap signatura; les condicions s’apliquen en la seva darrera versió publicada i es poden descarregar d’aquesta pàgina.

En cas de conflicte entre aquest acord i les condicions de compra, aquest acord preval en les qüestions relatives al tractament de dades personals.

El tractament comprèn l’anàlisi automatitzada de preus: emmagatzematge de fitxers dels clients, controls de qualitat, càlculs deterministes al navegador del client, entrevistes, transcripcions, resultats de les anàlisis, informes i contingut de les presentacions. El suport d’IA utilitza Azure OpenAI a la UE. La veu és opcional, l’activa únicament la persona entrevistada i es pot desactivar; ProfitLens no enregistra ni emmagatzema àudio i només desa transcripcions escrites.

Per proporcionar orientació mitjançant la guia d’ajuda, s’envia a Azure OpenAI a la UE un resum limitat dels noms de les columnes, de la correspondència entre camps, dels resultats dels controls i, si s’habiliten, de files de mostra pseudonimitzades. El client pot desactivar la compartició de files de mostra. Microsoft no utilitza aquest contingut per entrenar models fundacionals; les seves condicions aplicables sobre seguretat i supervisió d’abusos poden permetre una retenció limitada.

El tractament continua mentre utilitzeu el servei i durant els terminis de conservació indicats a la política de privacitat.

Interessats: els vostres empleats que utilitzen el servei, les persones entrevistades i les persones físiques que puguin aparèixer a les dades carregades, com ara representants comercials o persones de contacte dels vostres clients.

Dades: nom, càrrec, correu electrònic, identificadors de clients i dades de transaccions. No s’han de carregar categories especials de dades d’acord amb Article 9 GDPR. Els noms dels clients es poden emmascarar, sempre que l’emmascarament sigui coherent.

Tractem les dades personals únicament seguint les vostres instruccions documentades, i el vostre ús del servei i aquestes condicions constitueixen la instrucció.

El personal amb accés està subjecte a obligacions de confidencialitat. L’accés es controla mitjançant permisos i es limita al que exigeix la feina.

Apliquem mesures de seguretat tècniques i organitzatives adequades d’acord amb Article 32: xifratge en repòs i en trànsit, separació per compte i anàlisi, registre d’activitat i procediments de recuperació.

Us assistim en la resposta a les sol·licituds dels interessats i en les avaluacions d’impacte i la consulta prèvia en la mesura que sigui raonablement necessari.

Us notifiquem sense dilació indeguda, i com a màxim dins de les 48 hores següents a la seva detecció, qualsevol violació de la seguretat de les dades personals que afecti les vostres dades.

En finalitzar la relació, suprimim les vostres dades personals, o us les retornem si ho sol·liciteu dins d’un termini de trenta dies, llevat que la llei ens obligui a conservar-les.

Ens atorgueu una autorització general prèvia per contractar subencarregats del tractament. Imposem a cada subencarregat obligacions almenys equivalents a les d’aquest acord i continuem essent responsables del seu tractament com si fos el nostre.

Subencarregats del tractament actuals i funcions: Microsoft Ireland Operations Limited (Azure Blob Storage, fitxers dels clients a Suècia; Azure Database for PostgreSQL, transcripcions, anàlisis, informes i contingut de les presentacions a Irlanda; Azure OpenAI, IA de text i veu/transcripció opcionals a l’EU Data Zone). Supabase (plataforma del lloc web i de l’aplicació, accés del costat del servidor i orquestració del servei, comptes, autenticació, metadades d’accés i crèdits). Els proveïdors de correu electrònic lliuren les notificacions del sistema. Aquesta assignació descriu els serveis utilitzats; no afirma que l’allotjament o el suport es prestin exclusivament a la UE.

Us informem abans de començar a utilitzar un nou subencarregat del tractament. Podeu oposar-vos-hi per motius raonables i, si no podem atendre l’oposició, podeu resoldre el servei i obtenir el reemborsament dels crèdits no utilitzats.

L’emmagatzematge principal del contingut dels clients es troba en regions d’Azure de la UE: els fitxers a Sweden Central (Suècia), i les transcripcions, els resultats de les anàlisis, els informes i el contingut de les presentacions a North Europe (Irlanda). La inferència d’Azure OpenAI EU Data Zone pot tenir lloc en diferents estats membres de la UE. No s’utilitzen desplegaments globals d’IA. Els càlculs deterministes s’executen localment al navegador del client. L’emmagatzematge i la inferència a la UE no impliquen que tots els servidors d’aplicacions o proveïdors de suport tractin dades únicament dins de la UE.

Durant la verificació i com a alternativa de contingència, es mantenen còpies temporals del contingut dels clients a l’emmagatzematge anterior de Supabase a la UE. L’eliminació definitiva requereix una supressió aprovada separadament i no es produeix automàticament quan canvien aquestes condicions. Per a l’accés des de tercers països o les transferències a aquests per part dels proveïdors de suport, apliquem les garanties de transferència del GDPR, incloses les clàusules contractuals tipus quan siguin exigibles. Les condicions aplicables de protecció de dades i de servei de Microsoft també regeixen la seguretat i la supervisió d’abusos; no s’ha verificat cap exempció de retenció nul·la.

A petició vostra, proporcionem la documentació necessària per demostrar el compliment d’Article 28 GDPR. Es pot dur a terme una auditoria un cop l’any, amb un preavís raonable i sense exposar dades d’altres clients.

El suport d’IA s’utilitza únicament en alguns passos i mai no rep el conjunt complet de dades carregades. Els càlculs es realitzen mitjançant codi amb control de versions sense IA.

Abans que els valors d’exemple s’enviïn a un subencarregat del tractament d’IA, els noms dels clients, els noms dels productes, els representants comercials i els segments se substitueixen per codis estables. La taula de correspondències es crea temporalment en memòria i no s’emmagatzema.

El client pot seleccionar Estàndard (valors d’exemple codificats), Limitat (només noms de columnes i fulls) o Sense IA sobre les dades (suport d’IA desactivat en els passos relatius a les dades). La configuració s’aplica al compte i es pot canviar per a cada anàlisi.

Abans de cada crida a la IA, el client pot veure el text exacte que s’envia. Cada crida es registra per anàlisi amb l’hora, el pas, el mode, el nombre de caràcters i la indicació de si s’hi han inclòs valors d’exemple; el registre es pot descarregar i serveix de suport als vostres propis registres d’acord amb Article 30 GDPR.