Personuppgiftsbiträdesavtal (DPA)

Detta personuppgiftsbiträdesavtal gäller mellan er som kund (personuppgiftsansvarig) och Ad Vitam Invest AB (som driver tjänsten under namnet ProfitLens Consulting) (personuppgiftsbiträde) och blir tillämpligt när ni börjar använda tjänsten. Det krävs ingen underskrift; villkoren gäller i sin senaste publicerade version och kan laddas ner från denna sida.

Vid motstridighet mellan detta avtal och köpvillkoren har detta avtal företräde i frågor om behandling av personuppgifter.

Behandlingen avser automatiserad prisanalys: lagring av klientfiler, kvalitetskontroll, deterministiska beräkningar i kundens webbläsare, intervjuer, transkript, analysresultat, rapporter och presentationsinnehåll. AI-stöd använder Azure OpenAI i EU. Röst är valfritt, aktiveras bara av respondenten och kan stängas av; ProfitLens spelar inte in eller lagrar ljud och sparar bara skriftliga transkript.

För hjälpguidens vägledning skickas en begränsad sammanfattning av kolumnnamn, mappning, kontrollresultat och, om det är aktiverat, pseudonymiserade exempelrader till Azure OpenAI i EU. Kunden kan stänga av delningen av exempelrader. Microsoft använder inte innehållet för att träna grundmodeller; dess tillämpliga säkerhets- och missbruksövervakningsvillkor kan medge begränsad lagring.

Behandlingen pågår så länge ni använder tjänsten och under den lagringstid som anges i integritetspolicyn.

Registrerade: era anställda som använder tjänsten, intervjurespondenter samt de personer som kan förekomma i uppladdade data, till exempel säljare eller kontaktpersoner hos era kunder.

Uppgifter: namn, titel, e-post, kundidentifierare samt transaktionsuppgifter. Känsliga personuppgifter enligt artikel 9 GDPR ska inte laddas upp. Kundnamn kan maskas, förutsatt konsekvent maskering.

Vi behandlar personuppgifter endast enligt era dokumenterade instruktioner, där användningen av tjänsten och dessa villkor utgör instruktionen.

Personal med åtkomst omfattas av sekretessåtagande. Åtkomsten är behörighetsstyrd och begränsad till vad arbetet kräver.

Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder enligt artikel 32: kryptering i vila och under överföring, separation per konto och analys, loggning samt återställningsrutiner.

Vi bistår er med att besvara registrerades förfrågningar samt med konsekvensbedömning och förhandssamråd i den utsträckning det rimligen krävs.

Vi underrättar er utan onödigt dröjsmål, och senast inom 48 timmar från upptäckt, vid personuppgiftsincident som berör era data.

Vid avtalets upphörande raderar vi era personuppgifter, eller återlämnar dem om ni begär det inom trettio dagar, med undantag för vad lag kräver att vi behåller.

Ni ger ett allmänt förhandsgodkännande till att vi anlitar underbiträden. Vi ålägger varje underbiträde minst samma skyldigheter som följer av detta avtal och ansvarar för deras behandling som för vår egen.

Aktuella underbiträden och uppgifter: Microsoft Ireland Operations Limited (Azure Blob Storage, klientfiler i Sverige; Azure Database for PostgreSQL, transkript, analyser, rapporter och presentationsinnehåll i Irland; Azure OpenAI, text-AI och valfri röst/transkribering inom EU Data Zone). Supabase (webbplats och applikationsplattform, serverbaserad åtkomst och förmedling av tjänster, konton, autentisering, åtkomstmetadata och krediter). E-postleverantörer skickar systemmeddelanden. Fördelningen beskriver de tjänster som används; den innebär inte att hosting eller support uteslutande sker i EU.

Vi informerar er innan ett nytt underbiträde tas i bruk. Ni har rätt att invända på sakliga grunder, och om vi inte kan tillmötesgå invändningen har ni rätt att säga upp tjänsten och få outnyttjade krediter återbetalade.

Primär lagring av klientinnehåll sker i Azure-regioner inom EU: filer i Sweden Central (Sverige) och transkript, analysresultat, rapporter och presentationsinnehåll i North Europe (Irland). Azure OpenAI-inferens inom EU Data Zone kan ske i olika EU-medlemsstater. Global-distributioner för AI används inte. Deterministiska beräkningar körs lokalt i kundens webbläsare. EU-lagring och EU-inferens innebär inte att varje applikationsserver eller stödtjänst behandlar data enbart inom EU.

Vid stödtjänsternas tredjelandsåtkomst eller överföring tillämpar vi överföringsskydd enligt GDPR, inklusive standardavtalsklausuler när det krävs. Microsofts tillämpliga dataskydds- och tjänstevillkor reglerar också säkerhets- och missbruksövervakning; inget undantag för nollagring har verifierats.

Vi lämnar på begäran den dokumentation som behövs för att visa att skyldigheterna i artikel 28 GDPR uppfylls. Revision kan genomföras en gång per år, efter rimligt varsel och utan att andra kunders data exponeras.

AI-stöd används endast i ett fåtal steg och får aldrig hela det uppladdade datasetet. Beräkningarna utförs av versionerad kod utan AI.

Innan exempelvärden skickas till ett AI-underbiträde ersätts kundnamn, artikelnamn, säljare och segment med stabila koder. Översättningstabellen byggs tillfälligt i minnet och lagras inte.

Kunden kan välja läget Standard (kodade exempelvärden), Begränsad (endast kolumn- och bladnamn) eller Ingen AI på data (AI-stödet i datastegen avstängt). Valet gäller kontot och kan ändras per analys.

Före varje AI-anrop kan kunden se den exakta text som skickas. Varje anrop loggas per analys med tidpunkt, steg, läge, antal tecken och om exempelvärden ingick; loggen kan laddas ner och utgör underlag för er egen dokumentation enligt artikel 30 GDPR.