Acord privind prelucrarea datelor (DPA)

Prezentul acord privind prelucrarea datelor se aplică între dumneavoastră, în calitate de client (operator), și Ad Vitam Invest AB (ProfitLens Consulting) (persoană împuternicită de operator) și devine aplicabil atunci când începeți să utilizați serviciul. Nu este necesară nicio semnătură; condițiile se aplică în cea mai recentă versiune publicată și pot fi descărcate de pe această pagină.

În caz de conflict între prezentul acord și condițiile de achiziție, prezentul acord prevalează în chestiunile referitoare la prelucrarea datelor cu caracter personal.

Prelucrarea acoperă analiza automatizată a prețurilor: stocarea fișierelor clienților, verificările de calitate, calculele deterministe în browserul clientului, interviurile, transcrierile, rezultatele analizelor, rapoartele și conținutul prezentărilor. Asistența IA utilizează Azure OpenAI în UE. Funcția vocală este opțională, este activată numai de respondent și poate fi dezactivată; ProfitLens nu înregistrează și nu stochează conținut audio și salvează numai transcrieri scrise.

Pentru îndrumarea prin ghidul de asistență, un rezumat limitat al denumirilor coloanelor, al corespondențelor, al rezultatelor verificărilor și, dacă opțiunea este activată, al rândurilor de eșantion pseudonimizate este trimis către Azure OpenAI în UE. Clientul poate dezactiva partajarea rândurilor de eșantion. Microsoft nu utilizează acest conținut pentru antrenarea modelelor fundamentale; condițiile sale aplicabile privind securitatea și monitorizarea abuzurilor pot permite o păstrare limitată.

Prelucrarea continuă atât timp cât utilizați serviciul și pe durata perioadelor de păstrare prevăzute în politica de confidențialitate.

Persoane vizate: angajații dumneavoastră care utilizează serviciul, respondenții la interviuri și persoanele fizice care pot apărea în datele încărcate, cum ar fi reprezentanții de vânzări sau persoanele de contact ale clienților dumneavoastră.

Date: nume, funcție, e-mail, identificatori ai clienților și date privind tranzacțiile. Categoriile speciale de date în sensul Article 9 GDPR nu trebuie încărcate. Numele clienților pot fi mascate, cu condiția ca mascarea să fie consecventă.

Prelucrăm datele cu caracter personal numai pe baza instrucțiunilor dumneavoastră documentate, utilizarea de către dumneavoastră a serviciului și prezentele condiții constituind instrucțiunea.

Personalul care are acces este supus obligației de confidențialitate. Accesul este controlat prin permisiuni și limitat la ceea ce este necesar pentru activitate.

Punem în aplicare măsuri tehnice și organizatorice de securitate adecvate în temeiul Article 32: criptare în repaus și în tranzit, separare pentru fiecare cont și analiză, înregistrare în jurnale și proceduri de recuperare.

Vă asistăm în răspunsul la cererile persoanelor vizate și în efectuarea evaluărilor de impact și a consultării prealabile, în măsura în care acest lucru este necesar în mod rezonabil.

Vă notificăm fără întârzieri nejustificate și cel târziu în termen de 48 de ore de la descoperire cu privire la orice încălcare a securității datelor cu caracter personal care afectează datele dumneavoastră.

La încetare, ștergem datele dumneavoastră cu caracter personal sau vi le returnăm dacă solicitați acest lucru în termen de treizeci de zile, cu excepția cazului în care legea ne impune să le păstrăm.

Acordați o autorizație prealabilă generală pentru utilizarea de către noi a unor persoane subîmputernicite. Impunem fiecărei persoane subîmputernicite obligații cel puțin echivalente cu cele din prezentul acord și rămânem răspunzători pentru prelucrarea efectuată de acestea ca pentru propria noastră prelucrare.

Persoanele subîmputernicite actuale și funcțiile acestora: Microsoft Ireland Operations Limited (Azure Blob Storage, fișierele clienților în Suedia; Azure Database for PostgreSQL, transcrieri, analize, rapoarte și conținutul prezentărilor în Irlanda; Azure OpenAI, IA pentru text și funcție vocală/transcriere opțională în EU Data Zone). Supabase (platforma site-ului și a aplicației, acces pe partea de server și orchestrarea serviciilor, conturi, autentificare, metadate de acces și credite). Furnizorii de e-mail livrează notificările de sistem. Această repartizare descrie serviciile utilizate; nu afirmă că găzduirea sau asistența se desfășoară exclusiv în UE.

Vă informăm înainte de a începe utilizarea unei noi persoane subîmputernicite. Puteți formula obiecții din motive rezonabile, iar dacă nu putem da curs obiecției, puteți înceta utilizarea serviciului și puteți obține rambursarea creditelor neutilizate.

Stocarea principală a conținutului clienților se realizează în regiunile Azure din UE: fișierele în Sweden Central (Suedia), iar transcrierile, rezultatele analizelor, rapoartele și conținutul prezentărilor în North Europe (Irlanda). Inferența Azure OpenAI EU Data Zone poate avea loc în diferite state membre ale UE. Nu sunt utilizate implementări IA Global. Calculele deterministe rulează local în browserul clientului. Stocarea și inferența în UE nu implică faptul că fiecare server de aplicații sau furnizor de servicii auxiliare prelucrează date numai în UE.

Copiile temporare ale conținutului clienților din spațiul de stocare anterior Supabase din UE rămân pe durata verificării și a menținerii posibilității de revenire la configurația anterioară. Eliminarea definitivă necesită o ștergere aprobată separat și nu are loc automat atunci când se modifică prezentele condiții. Pentru accesul din țări terțe sau transferurile către țări terțe ale furnizorilor de servicii auxiliare, aplicăm garanțiile pentru transferuri prevăzute de GDPR, inclusiv clauzele contractuale standard, acolo unde sunt necesare. Condițiile aplicabile ale Microsoft privind protecția datelor și serviciile reglementează, de asemenea, securitatea și monitorizarea abuzurilor; nu a fost verificată nicio derogare care să asigure absența oricărei păstrări a datelor.

La cerere, furnizăm documentația necesară pentru a demonstra conformitatea cu Article 28 GDPR. Un audit poate fi efectuat o dată pe an, cu un preaviz rezonabil și fără a expune datele altor clienți.

Asistența IA este utilizată numai în câteva etape și nu primește niciodată întregul set de date încărcat. Calculele sunt efectuate prin cod cu versiuni gestionate, fără IA.

Înainte ca valorile exemplificative să fie trimise unei persoane subîmputernicite pentru IA, numele clienților, denumirile produselor, reprezentanții de vânzări și segmentele sunt înlocuite cu coduri stabile. Tabelul de corespondență este construit temporar în memorie și nu este stocat.

Clientul poate selecta Standard (valori exemplificative codificate), Limitat (numai denumirile coloanelor și foilor) sau Fără IA pentru date (asistența IA în etapele privind datele este dezactivată). Setarea se aplică contului și poate fi modificată pentru fiecare analiză.

Înaintea fiecărui apel IA, clientul poate vizualiza textul exact care este trimis. Fiecare apel este înregistrat într-un jurnal pentru fiecare analiză, cu ora, etapa, modul, numărul de caractere și indicarea includerii sau nu a valorilor exemplificative; jurnalul poate fi descărcat și sprijină propriile dumneavoastră evidențe în temeiul Article 30 GDPR.