Privacybeleid

Ad Vitam Invest AB (ProfitLens Consulting) is de verwerkingsverantwoordelijke voor de in dit beleid beschreven gegevens. Contact: policies@profitlensconsulting.com, telefoon +46 10 555 87 35.

Voor klantgegevens die u naar de dienst uploadt, bent u de verwerkingsverantwoordelijke en is ProfitLens de verwerker. Zie onze verwerkersovereenkomst.

Account: naam, e-mailadres, onderneming en functie. Doel: het leveren van de dienst en het koppelen van analyses aan het juiste account. Rechtsgrondslag: overeenkomst.

Contactformulier en chat: naam, onderneming, e-mailadres en wat u schrijft. Doel: het beantwoorden van uw vraag en het behandelen van zaken, waaronder aanspraken op de geld-terug-garantie. Rechtsgrondslag: gerechtvaardigd belang bij het behandelen van zakelijke vragen.

Interviews: naam, titel en antwoorden van de respondent. Doel: het genereren van input voor de analyse op instructie van de klant; de klant bepaalt de toepasselijke rechtsgrondslag voor zijn respondenten. Spraak is standaard beschikbaar waar dit wordt ondersteund, maar kan worden uitgeschakeld; de respondent kiest of hij deze activeert en microfoontoegang toestaat, dan wel tekst gebruikt. Alleen indien spraak wordt geselecteerd, wordt deze in realtime door Azure OpenAI in de EU verwerkt om transcripten en gesproken antwoorden te produceren. ProfitLens neemt geen audio op en slaat geen audio op; alleen het schriftelijke transcript wordt opgeslagen. Het weigeren van microfoontoegang verhindert een tekstinterview niet.

Aankopen en facturering: aankoopgeschiedenis, bedragen, btw-gegevens. Doel: het uitvoeren van de aankoop en het nakomen van boekhoudkundige verplichtingen. Rechtsgrondslag: overeenkomst en wettelijke verplichting.

Hulpgids binnen de dienst: een beperkte samenvatting van kolomnamen, toewijzingen, controleresultaten en, indien ingeschakeld, voorbeeldrijen wordt voor begeleiding naar Azure OpenAI in de EU verzonden. Identificerende voorbeeldwaarden worden gepseudonimiseerd. U kunt het delen van voorbeeldrijen in de hulpgids uitschakelen. Deze inhoud wordt niet gebruikt om basismodellen te trainen; de regels van Microsoft inzake beveiliging en misbruikmonitoring kunnen van toepassing zijn.

Operationele telemetrie: bij elke analyse- en presentatie-uitvoering slaan wij anonieme technische tellers op – aantallen rijen en kolommen, welke analyses zijn uitgevoerd of overgeslagen, uitvoeringstijd en foutstatus. De telemetrie bevat nooit klantinhoud, namen of cijfers uit uw gegevens. Doel: het bewaken van de werking van de dienst en het verbeteren van het analyseproces. Rechtsgrondslag: gerechtvaardigd belang.

Websitegebruik: zie ons beleid inzake cookies en tracking.

Accountgegevens worden bewaard zolang het account actief is en gedurende twaalf maanden daarna.

Geüploade gegevens en analyseresultaten worden gedurende twaalf maanden na een geleverde analyse bewaard, of totdat u om verwijdering verzoekt.

Schriftelijk interviewmateriaal wordt bij de bijbehorende analyse bewaard. Een verzoek tot verwijdering van ruwe transcripten of citaten wordt afzonderlijk behandeld van de geaggregeerde analysesynthese, die niet automatisch met het transcript wordt gewist. ProfitLens bewaart geen audio-opnamen. Microsoft kan inhoud verwerken en bewaren voor beveiliging en misbruikmonitoring op grond van zijn toepasselijke dienstvoorwaarden; er is geen vrijstelling van bewaring geverifieerd.

Contactzaken en zaken betreffende de geld-terug-garantie worden gedurende zesendertig maanden bewaard, mede zodat wij kunnen zien of de garantie al is gebruikt.

Boekhoudkundige bescheiden worden gedurende zeven jaar bewaard, zoals vereist door de boekhoudwetgeving.

Microsoft Ireland Operations Limited (Azure) verzorgt de opslag van klantinhoud en AI-verwerking. Supabase levert het website- en applicatieplatform en bewaart accounts, aanmeldgegevens, toegangsmetagegevens en tegoeden. E-mailaanbieders bezorgen systeemmeldingen. De reikwijdte van elke dienst wordt beschreven in paragraaf 5 van de verwerkersovereenkomst.

Klantbestanden worden opgeslagen in Azure Blob Storage in Zweden; transcripten, analyses, rapporten en presentatie-inhoud worden opgeslagen in Azure PostgreSQL in Ierland.

AI-inferentie maakt gebruik van Azure OpenAI EU Data Zone-implementaties, niet van Global-implementaties. Prompts en antwoorden worden binnen EU-lidstaten verwerkt en Microsoft gebruikt deze niet om basismodellen te trainen. Dit houdt niet de bewering in dat alle websitelevering, ondersteuning, e-mailverwerking of accountverwerking tot de EU beperkt is. Elke toegang vanuit of doorgifte naar derde landen door ondersteunende leveranciers moet voldoen aan de toepasselijke waarborgen van de GDPR, zoals standaardcontractbepalingen waar vereist.

Alleen het materiaal dat voor de geselecteerde AI-taak vereist is, wordt verzonden, nooit het volledige bestand voor AI-inferentie. Identificerende voorbeeldwaarden worden vervangen door codes. Vrije tekst uit interviews kan nog steeds door de respondent ingevoerde persoonsgegevens bevatten; vermijd onnodige identificerende gegevens of gevoelige informatie.

U heeft recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking, gegevensoverdraagbaarheid en bezwaar tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Neem contact op via policies@profitlensconsulting.com en wij behandelen het verzoek binnen één maand.

U heeft tevens het recht om een klacht in te dienen bij de Zweedse autoriteit voor privacybescherming (IMY) of bij de toezichthoudende autoriteit in uw land.

Opgeslagen klantinhoud is versleuteld en de toegang wordt per account en analyse gecontroleerd. Deterministische berekeningen worden lokaal uitgevoerd in een Web Worker in uw browser, niet in een AI-model of op een Azure-analyseserver. De website- en applicatieservers kunnen klantinhoud tijdens de overdracht verwerken om geautoriseerde toegang te bieden; opslag in Azure betekent niet dat die servers deze nooit verwerken.

In geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die uw gegevens betreft, stellen wij u daarvan zonder onredelijke vertraging in kennis.

De analyse is deterministisch. Bevindingen, potentieel en alle berekeningen worden geproduceerd door code onder versiebeheer zonder AI. AI wordt uitsluitend ter ondersteuning bij enkele stappen gebruikt en ontvangt nooit uw volledige gegevensset.

Wat naar Azure OpenAI kan worden verzonden: kolom- en werkbladnamen, beperkte voorbeeldwaarden, definitieve bevindingen voor presentatietekst, interviewantwoorden en relevante gesprekscontext. Indien de respondent voor spraak kiest, wordt spraak eveneens in realtime in de EU verwerkt. ProfitLens slaat alleen het daaruit voortvloeiende schriftelijke transcript op, nooit audio-opnamen.

Wat nooit wordt verzonden: het gehele bestand of volledige kolommen, klant- of productregisters in leesbare vorm, of transactierijen voor analyse.

Pseudonimisering: voordat voorbeeldwaarden onze omgeving verlaten, worden klantnamen, productnamen, verkoopvertegenwoordigers en segmenten vervangen door vaste codes (bijvoorbeeld KUND-0147 en ART-02318). De vertaaltabel wordt tijdelijk in het geheugen opgebouwd, wordt niet opgeslagen en wordt alleen gebruikt wanneer resultaten aan u worden weergegeven.

U stelt het niveau in: Standaard (aanbevolen, gecodeerde voorbeeldwaarden), Beperkt (alleen kolom- en werkbladnamen, voorbeelden vervangen door patroonbeschrijvingen) of Geen AI voor gegevens (AI-ondersteuning bij de gegevensstappen is volledig uitgeschakeld). De instelling geldt voor het account en kan per analyse worden gewijzigd.

Transparantie: vóór elke AI-aanroep kunt u de exacte tekst lezen die wordt verzonden. Elke aanroep wordt per analyse gelogd met tijdstip, stap, modus, aantal tekens en de vermelding of voorbeeldwaarden zijn opgenomen. Het logboek kan worden gedownload.

Microsoft gebruikt uw prompts of antwoorden niet om basismodellen te trainen. De toepasselijke gegevensbeschermings- en dienstvoorwaarden van Microsoft regelen beveiliging en misbruikmonitoring, met inbegrip van eventuele toegestane bewaring en beperkte beoordeling. Een bewering dat Microsoft nooit inhoud bewaart, zou geverifieerde dienstspecifieke voorwaarden vereisen; wij doen een dergelijke bewering niet.