Zmluva o spracúvaní osobných údajov (DPA)

Táto zmluva o spracúvaní osobných údajov sa uplatňuje medzi vami ako zákazníkom (prevádzkovateľom) a Ad Vitam Invest AB (ProfitLens Consulting) (sprostredkovateľom) a začína sa uplatňovať, keď začnete používať službu. Podpis sa nevyžaduje; podmienky sa uplatňujú v ich najnovšej zverejnenej verzii a možno si ich stiahnuť z tejto stránky.

V prípade rozporu medzi touto zmluvou a nákupnými podmienkami má táto zmluva prednosť vo veciach týkajúcich sa spracúvania osobných údajov.

Spracúvanie zahŕňa automatizovanú cenovú analýzu: uchovávanie klientskych súborov, kontroly kvality, deterministické výpočty v prehliadači zákazníka, rozhovory, prepisy, výsledky analýz, správy a obsah prezentácií. Podpora AI využíva Azure OpenAI v EÚ. Hlasový režim je voliteľný, aktivuje ho iba respondent a možno ho vypnúť; ProfitLens nenahráva ani neuchováva žiadny zvuk a ukladá iba písomné prepisy.

Na poskytovanie usmernení prostredníctvom sprievodcu pomocníkom sa do Azure OpenAI v EÚ odosiela obmedzený súhrn názvov stĺpcov, mapovania, výsledkov kontrol a, ak je to povolené, pseudonymizovaných vzorových riadkov. Zákazník môže vypnúť zdieľanie vzorových riadkov. Microsoft nepoužíva tento obsah na trénovanie základných modelov; jeho príslušné podmienky bezpečnosti a monitorovania zneužívania môžu umožňovať obmedzené uchovávanie.

Spracúvanie pokračuje počas používania služby a počas lehôt uchovávania uvedených v zásadách ochrany osobných údajov.

Dotknuté osoby: vaši zamestnanci používajúci službu, respondenti rozhovorov a fyzické osoby, ktoré sa môžu vyskytovať v nahraných údajoch, napríklad obchodní zástupcovia alebo kontaktné osoby u vašich zákazníkov.

Údaje: meno, pracovné zaradenie, e-mail, identifikátory zákazníkov a transakčné údaje. Osobitné kategórie údajov podľa Article 9 GDPR sa nesmú nahrávať. Mená alebo názvy zákazníkov možno maskovať za predpokladu, že maskovanie je konzistentné.

Osobné údaje spracúvame iba na základe vašich zdokumentovaných pokynov, pričom vaše používanie služby a tieto podmienky predstavujú takýto pokyn.

Pracovníci s prístupom sú viazaní mlčanlivosťou. Prístup je riadený oprávneniami a obmedzený na rozsah potrebný na výkon práce.

Zavádzame primerané technické a organizačné bezpečnostné opatrenia podľa Article 32: šifrovanie pri uložení a prenose, oddelenie podľa účtu a analýzy, zaznamenávanie udalostí a postupy obnovy.

Pomáhame vám pri vybavovaní žiadostí dotknutých osôb, pri posudzovaní vplyvu a predchádzajúcich konzultáciách v primerane požadovanom rozsahu.

O každom porušení ochrany osobných údajov, ktoré sa týka vašich údajov, vás informujeme bez zbytočného odkladu, najneskôr však do 48 hodín od jeho zistenia.

Pri ukončení vaše osobné údaje vymažeme alebo vám ich vrátime, ak o to požiadate do tridsiatich dní, okrem prípadov, keď nám zákon ukladá povinnosť ich uchovávať.

Udeľujete nám všeobecné predchádzajúce povolenie na zapojenie ďalších sprostredkovateľov. Každému ďalšiemu sprostredkovateľovi ukladáme povinnosti prinajmenšom rovnocenné povinnostiam podľa tejto zmluvy a za jeho spracúvanie naďalej zodpovedáme rovnako ako za vlastné.

Súčasní ďalší sprostredkovatelia a ich funkcie: Microsoft Ireland Operations Limited (Azure Blob Storage, klientske súbory vo Švédsku; Azure Database for PostgreSQL, prepisy, analýzy, správy a obsah prezentácií v Írsku; Azure OpenAI, textová AI a voliteľný hlasový režim/prepis v EU Data Zone). Supabase (webová a aplikačná platforma, prístup na strane servera a orchestrácia služieb, účty, autentifikácia, metadáta prístupu a kredity). Poskytovatelia e-mailových služieb doručujú systémové oznámenia. Toto rozdelenie opisuje používané služby; netvrdí sa ním, že hosting alebo podpora sú výlučne v EÚ.

Pred začatím využívania nového ďalšieho sprostredkovateľa vás informujeme. Môžete vzniesť námietku z opodstatnených dôvodov, a ak jej nedokážeme vyhovieť, môžete ukončiť využívanie služby a nechať si vrátiť peniaze za nevyužité kredity.

Primárne úložisko klientskeho obsahu sa nachádza v regiónoch Azure v EÚ: súbory v regióne Sweden Central (Švédsko) a prepisy, výsledky analýz, správy a obsah prezentácií v regióne North Europe (Írsko). Inferencia Azure OpenAI EU Data Zone môže prebiehať v rôznych členských štátoch EÚ. Globálne nasadenia AI sa nepoužívajú. Deterministické výpočty prebiehajú lokálne v prehliadači zákazníka. Uchovávanie a inferencia v EÚ neznamenajú, že každý aplikačný server alebo podporný dodávateľ spracúva údaje iba v EÚ.

Dočasné kópie klientskeho obsahu v predchádzajúcom úložisku Supabase v EÚ zostávajú počas overovania a zabezpečenia možnosti návratu k predchádzajúcemu riešeniu. Konečné odstránenie vyžaduje osobitne schválené vymazanie a nenastáva automaticky pri zmene týchto podmienok. Pri prístupe podporných dodávateľov z tretích krajín alebo pri prenosoch do tretích krajín uplatňujeme záruky pre prenosy podľa GDPR vrátane štandardných zmluvných doložiek, ak sa vyžadujú. Príslušné podmienky ochrany údajov a poskytovania služieb Microsoft upravujú aj bezpečnosť a monitorovanie zneužívania; nebola overená žiadna výnimka zabezpečujúca nulové uchovávanie.

Na požiadanie poskytujeme dokumentáciu potrebnú na preukázanie súladu s Article 28 GDPR. Audit možno vykonať raz ročne, po oznámení v primeranom predstihu a bez sprístupnenia údajov iných zákazníkov.

Podpora AI sa používa iba v niekoľkých krokoch a nikdy nedostáva celý nahraný súbor údajov. Výpočty sa vykonávajú pomocou verzovaného kódu bez AI.

Pred odoslaním vzorových hodnôt ďalšiemu sprostredkovateľovi AI sa mená alebo názvy zákazníkov, názvy produktov, obchodní zástupcovia a segmenty nahradia stabilnými kódmi. Prevodová tabuľka sa vytvára dočasne v pamäti a neukladá sa.

Zákazník si môže zvoliť režim Štandardný (kódované vzorové hodnoty), Obmedzený (iba názvy stĺpcov a hárkov) alebo Bez AI pri údajoch (podpora AI v krokoch práce s údajmi je vypnutá). Nastavenie sa vzťahuje na účet a možno ho zmeniť pre jednotlivé analýzy.

Pred každým volaním AI si zákazník môže zobraziť presný odosielaný text. Každé volanie sa zaznamenáva podľa analýzy s časom, krokom, režimom, počtom znakov a údajom o tom, či boli zahrnuté vzorové hodnoty; záznam si možno stiahnuť a slúži ako podklad pre vaše vlastné záznamy podľa Article 30 GDPR.